Agilizando el cierre de acuerdos con firma electrónica
Amarilo se ha consolidado como una de las empresas líderes en la industria de construcción e infraestructura en Colombia, con una trayectoria de casi 30 años. Con presencia en ciudades clave como Bogotá, Barranquilla, Villavicencio y Cartagena, Amarilo se dedica a la promoción y desarrollo de proyectos de vivienda, comercio, oficinas y educación, gozando de la más alta reputación en el sector.
El Reto
En su compromiso con la mejora continua y la innovación, Amarilo identificó una oportunidad significativa para optimizar sus procesos de firma de documentos. Las prácticas tradicionales para la formalización de contratos en áreas críticas como Jurídica, Compras y Comercial, exigían la presencia física de los firmantes. Este modelo implicaba la gestión de hasta diez documentos diferentes por transacción, los cuales posteriormente debían ser digitalizados y sistematizados manualmente, generando ineficiencias y consumiendo tiempo valioso.
Amarilo buscaba transformar radicalmente la experiencia de firma para sus clientes y aliados, migrando hacia un modelo completamente digital. Los objetivos clave de esta transformación incluían:
- Mejorar la experiencia del cliente y aliados.
- Reducir drásticamente los tiempos del ciclo de firma.
- Incrementar la eficiencia general del proceso.
- Disminuir el consumo de papel y los costos operativos asociados.
- Mantener los más altos estándares de seguridad y cumplimiento normativo y legal.
Solución
Frente a estos desafíos, Amarilo nos eligió como su socio estratégico para la selección e implementación de una solución de firma electrónica robusta y escalable. Tras un análisis detallado de los requerimientos y objetivos de Amarilo, recomendamos Docusign, una plataforma SaaS líder a nivel mundial, especializada en garantizar la agilidad y seguridad en todo tipo de acuerdos digitales.
Acompañamos a Amarilo en la adopción de las funcionalidades avanzadas de Docusign, asegurando que la solución no solo cumpliera con los requisitos básicos de firma, sino que también incorporara tecnologías de vanguardia para la prevención del fraude, como el uso de blockchain y certificados digitales. Nuestra experiencia fue clave para una transición fluida, permitiendo a Amarilo:
- Acelerar el cierre de acuerdos, habilitando la firma desde cualquier lugar del mundo y a cualquier hora.
- Eliminar la necesidad de desplazamientos físicos.
- Optimizar drásticamente el consumo de papel.
- Eficientar el flujo de documentos y aprobaciones internas.
- Asegurar la integridad y validez legal de cada documento firmado.
.
Resultados
La colaboración entre Amarilo y nuestro equipo en Davinci Tech para la implementación de Docusign ha generado un impacto transformador en la eficiencia operativa y la capacidad de cierre de negocios de la constructora:
- Incremento del 40% en la cantidad de negocios cerrados y formalizados, gracias a la agilidad del proceso digital.
- Mejora del 53% en la autogestión de los procesos documentales dentro de la compañía, liberando tiempo para actividades de mayor valor.
- Garantía del 100% de legalidad y cumplimiento normativo en todos los acuerdos firmados electrónicamente.
- Aumento significativo en la confiabilidad y eficiencia general del proceso de firma, eliminando cuellos de botella y errores manuales.
- Reducción de costos operativos asociados a la impresión, almacenamiento físico y mensajería.
- Mejora sustancial en la experiencia del cliente y de los aliados estratégicos, ofreciendo un proceso moderno, rápido y seguro.
Este caso, que tuvimos el privilegio de liderar junto a Amarilo, demuestra que la firma electrónica no es solo una herramienta para agilizar documentos, sino un motor de transformación para toda la industria.
En el sector construcción, donde los tiempos, contratos y aprobaciones definen el ritmo del negocio, soluciones como Docusign se convierten en aliados estratégicos para construir sin fricciones, acelerar acuerdos y reducir costos.
