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HISTORIAS DE ÉXITO

TECHO

De voluntarios a transformadores digitales en la sociedad colombiana

TECHO es una organización latinoamericana sin fines de lucro, que gracias al pulso de la gente ha crecido de manera satisfactoria. Su principal objetivo es ayudar a las personas en situación de pobreza, a través de acciones conjuntas entre los habitantes de zonas vulnerables y jóvenes voluntarios.


Esta organización realiza cada año un evento inspirado en la solidaridad llamado La Colecta Nacional, esto es es una campaña institucional que durante tres días se empeña en reunir fondos apoyados en inscripciones masivas de voluntarios, y conseguir donaciones para lograr diferentes proyectos en Colombia. Se llegan a recibir hasta 5000 o 6000 reportes de registros, anteriormente se realizaba en la calle, pero debido a la contingencia sanitaria, se tuvo que transformar el proceso a un modo digital.

TECHO implementó su metodología para recibir la información de sus nuevos inscritos de manera artesanal, en el cual se gastaba demasiado tiempo en darle un orden a los datos, y también se debía repasar cada registro que llegaba de forma manual, convirtiéndolo en un proceso largo y tedioso, además que se encontraban subregistros o inscripciones repetidas.

Retos

  • Gestionar de manera organizada datos sensibles de los participantes en la Colecta Nacional.
  • Crear una infraestructura digital que les permitiera recopilar información de forma fácil y rápida, con el propósito de automatizar procesos de inscripción.
  • Reducir costos en la implementación de la campaña.
  • Mitigar riesgos operativos durante la Colecta Nacional.
  • Mejorar los niveles de confiabilidad frente a los procesos de inscripción cruzados con la organización de los datos y la confirmación de los registros.

Solución y resultados

Davinci hizo un acompañamiento completo con el propósito de brindar una solución rápida y efectiva a TECHO, frente a los desafíos que exige realizar una Colecta Nacional de tal magnitud.

El compromiso de TECHO con Davinci es mantenerse a la vanguardia de la innovación, utilizando las aplicaciones de la plataforma de colaboración y comunicación que ofrece Google, y de esta manera mejorar el flujo de información, evitando así errores operativos.

El proceso de adaptación se vio implicado en una mejora de la comunicación interna y la recepción de información externa a causa de la emergencia sanitaria, así como también la utilización de aplicaciones de Google como Formularios y la intervención de Davinci, para encontrar un mejor mecanismo de recopilación de datos.De esta manera, funcionaría de manera automática sin tener que realizar una inspección manual y así ahorrar tiempo.

A través de los análisis de la información recopilada se logró organizar de manera correcta a 600 inscritos para que participaran como voluntarios, entendiendo que esta vez el desafío era de manera digital y no presencial debido a la pandemia. También se consiguieron 300 donantes para iniciar proyectos importantes en el próximo año.

Estos datos se manipulan en tiempo real, se revisa cuánto dinero se recaudó y cuántos asistentes hay. Esto permite tomar decisiones mucho más rápido, distribuir a las personas por zonas, y activar todos los puntos disponibles para actuar de manera inmediata en las ciudades que más tienen dependencia.

También se generó un tablero en el que integraban las aplicaciones disponibles de Google Workspace para TECHO, y con ello generar una experiencia de trabajo colaborativo y voluntario de forma remota; así se simplifica la labor en la campaña y queda disponible para que cualquier persona pueda hacerlo sin tener ninguna dificultad.

Los resultados se consiguieron en menos tiempo de lo esperado, y se redujo en forma sustancial frente a cómo se hacía antes de la implementación y automatización de este proceso de inscripción, usando la plataforma de colaboración y comunicación de Google. Gracias a esto, se fortalece la alianza estratégica entre TECHO y Davinci como socios para el impulso de la transformación digital, y la colaboración para habitantes de zonas vulnerables en el país.

Testimonio

Yo creo que que que es fundamental estos procesos de alianzas porque acerca dos mundos, dos mundos muy distintos el mundo de la tecnología, el mundo social y se da cuenta de que uno en la mitad puede hacer muchas cosas, muchas cosas para realmente impactar más y para optimizar mucho los recursos, los pocos recursos que se tienen.
Todas esas personas y a todos los voluntarios y voluntarias que estuvieron apoyándonos, pues enorme e increíble agradecimiento y a la organización. Pues gracias por confiar en nosotros. Creo que eso es lo fundamental para nosotros. Siempre va a ser clave y no defraudar la confianza en nuestros aliados y que nuestros aliados, por el contrario, cada vez que acabemos un proceso quieran hacer muchos más con nosotros. Porque pues al final, al final, pues todos queremos crecer, todos queremos apoyar y esto es lo que estamos logrando entre la Alianza Davinci-TECHO.


David Sanchez Campos.