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HISTORIAS DE ÉXITO

Seguros Bolívar

Gestor de proyectos Seguros Bolívar.

La compañía Seguros Bolívar, de la mano de Davinci Technologies y Google Workspace, inició su proceso de transformación digital y cultural, conformando un equipo con la gerencia de procesos cuyo propósito es incentivar y mejorar la experiencia de los usuarios en la búsqueda, consulta y solicitudes de creación, actualización y eliminación de documentos de los procesos con los que cuenta la compañía.


El Reto

  • Centralizar la documentación de los procesos ejecutados en Seguros Bolívar, en un sitio donde todos los colaboradores de la compañía puedan consultarlos y tenerlos disponibles.
  • Darle al cliente un mecanismo que permita realizar la búsqueda de los procesos de la compañía de forma más fácil y rápida.
  • Definir y automatizar un desarrollo que le permita al equipo de Procesos gestionar solicitudes de creación, actualización y eliminación de los documentos que surgen en cada una de las áreas de la compañía.

Solución y resultados

El equipo de Seguros Bolivar promovió el uso de las herramientas Google Workspace (Sitios, Hojas de cálculo, Documentos, Presentaciones, Formularios y Apps Script), además de las metodologías de mejora de procesos, diseño, análisis de dolores y frameworks ágiles que han logrado cumplir los siguientes objetivos:

  • Transmitir el propósito de la gerencia de Procesos a toda las áreas de la compañía a través de un Site que centralizó todos los procesos (Aproximádamente 200), los cuales estarán disponibles para todos los colaboradores de la compañía.
  • Socializar los documentos y procedimientos actualizados de las diferentes áreas.
  • Crear un flujo de aprobación automático de recepción de solicitudes (Creación, actualización y eliminación) de documentos de procesos que permite optimizar las solicitudes, y garantizar la integridad de la información que se consigna en estos documentos.
  • Realizar actividades de entrenamiento y capacitación en las funcionalidades de las herramientas de Google Workspace, conceptos, metodologías y mentalidades, con el objetivo de volver a plantear procesos y cambiar la forma en la que las personas trabajan.
  • Comunicar nuevas características y funcionalidades de la plataforma de colaboración y comunicación Google Workspace.

La creación del Site de Procesos y la automatización de solicitudes en los documentos, permiten al área trabajar de una forma más eficiente y colaborativa internamente, garantizando la integridad de la información de los procesos al requerir varios filtros de aprobación. Google Workspace reunió a toda la organización a través del Site y permitió tener la información que se almacena, disponible para los trabajadores de Seguros Bolivar.