Gestor de procesos Seguros Bolívar.

Agosto de 2020 / G Suite - Implementación

La compañía Seguros Bolívar, de la mano con Davinci Technologies, inició su proceso de transformación digital y cultural, conformando un equipo con la gerencia de Procesos cuyo propósito es incentivar y mejorar la experiencia de los usuarios en la búsqueda, consulta y solicitudes de creación, actualización y eliminación de documentos de los procesos con que cuenta la compañía.

A pesar de estar posicionado como el mejor producto en el mercado en su sector, durante el año 2017, Incusan se encontró con un problema importante: Contaba con millones de clientes y de datos alojados en servidores, sin embargo, no tenía la forma de analizar esta información para tomar decisiones a tiempo.

El Reto

• Centralizar la documentación de los procesos ejecutados en Seguros Bolívar en un sitio donde todos los colaboradores de la compañía puedan consultarlos y tenerlos disponibles.
• Disponibilizar un mecanismo que permita realizar la búsqueda de los procesos de la compañía de forma más fácil y rápida
• Definir y automatizar un proceso que le permita al equipo de Procesos gestionar solicitudes de creación, actualización y eliminación de los documentos de los procesos de cada una de las áreas de la compañía.

Solución y resultados

Este equipo promovió el uso de las herramientas G Suite (Sitios, Hojas de cálculo, Documentos, Presentaciones, Formularios y Apps Script) además de las metodologías de mejora de procesos y diseño, análisis de dolores y frameworks ágiles que han logrado cumplir los siguientes objetivos:

• Transmitir el propósito de la gerencia de Procesos a toda las áreas de la compañía a través de un Site que centralizó todos los procesos (Aproximádamente 200) los cuales estarán disponibles para todos los colaboradores de la compañía.
• Socializar los documentos y procedimientos actualizados de las diferentes áreas.
• Crear un flujo de aprobación automático de recepción de solicitudes (Creación, actualización y eliminación) de documentos de procesos que permite optimizar las solicitudes y garantizar la integridad de la información que se consigna en estos documentos.
• Realizar actividades de entrenamiento y capacitación en las funcionalidades de las herramientas de G Suite, conceptos, metodologías y mentalidades, con el objetivo de repensar procesos y cambiar la forma en la que las personas trabajan.
• Comunicar nuevas características y funcionalidades de la plataforma de colaboración y comunicación G Suite.

La creación del Site de Procesos y la automatización de solicitudes en los documentos de procesos permiten al área trabajar de una forma más eficiente y colaborativa internamente, garantizando la integridad de la información de los procesos al requerir varios filtros de aprobación. Esto disponibilizado a toda la organización a través del Site y la información que en este almacena.