Frontera Energy: La tecnología al servicio del manejo de conflictos.

Febrero 2018 / Google Cloud - App Development

Frontera Energy Corp. es una compañía pública canadiense dedicada a la exploración y producción de gas natural y petróleo, con operaciones enfocadas en Colombia y Perú.

Frontera Energy valora las relaciones que construye con sus grupos de interés como accionistas, clientes y colaboradores, y trabaja de la mano con ellos para desarrollar su negocio de manera social y ambientalmente responsable.

Sin embargo, como en cualquier construcción de relaciones sociales y laborales entre personas, se pueden presentar conflictos de interés en la interacción entre colaboradores que deben ser escalados con las áreas y cargos responsables dentro de la organización para ser resueltas de acuerdo a los protocolos de la compañía para el manejo de conflictos y de esta manera llegar a acuerdos entre las partes involucradas

Es así como Frontera Energy vió la necesidad de migrar su proceso manual de administrar, crear informes, consolidar la información en detalle y resolver estos casos de conflicto hacia un canal digital con el objetivo de agilizar y mejorar la experiencia de usuario en este proceso, ya que solo la creación de un informe podía tomar en promedio 3 horas de trabajo.

El proyecto Compliance

Así nació Compliance, un proyecto creado por los especialistas de Cloud Computing y transformación digital de Davinci Technologies y el equipo de Frontera para conocer los conflictos de interés que tienen los trabajadores internos y externos de Frontera Energy Corp y así resolver y administrar las situaciones que se presentan mediante acciones puntuales apalancados en productos de Google Cloud Platform como Google AppEngine, Google CloudSQL, Google Bigquery, Google Repositories y Stackdriver.

El proyecto se divide en dos etapas:

1. Generación de Encuestas.
2. Administrador de Conflictos

1. Generación de encuestas.

Se realizó una encuesta digital con acceso desde dispositivos móviles para que los colaboradores de Frontera, de una forma clara, indicarán mediante un grupo de preguntas los conflictos de interés que existen desde su posición. Esta encuesta contó con un sistema de notificaciones que alertó a los empleados a diligenciar la misma. lo que permitió que en las primeras 2 semanas, más del 85% de usuarios de Frontera ya la había diligenciado. Esto entregó a Frontera Energy información clara asociada a los conflictos generados por colaborador.

2. Administrador de Conflictos.

Aquí, se toma la información de los conflictos, estos deben ser administrados por el jefe del colaborador, y por el Oficial de Conflictos. Esta etapa incluye la administración, la generación de los casos escalados, siguiendo un flujo de aprobación que termina con la toma de acciones puntuales del oficial. Lo anterior se logró con la Integridad y homogeneización de la data, ya que en las encuestas de la primera etapa se restringieron las respuestas abiertas, y se hizo una segmentación para tener una información confiable y precisa. que ayudó a la creación de reportes de seguimiento y tener relación de los conflictos de 2018 con el fin de reportar o confirmar con más detalle y certeza cada conflicto per se, y la vigencia de los mismos.

Resultados de la solución:

• Un aumento en la participación y diligenciamiento de la encuesta anual de conflictos de interés + 4% relación al 2018.
• Ahora los reportes son automáticos y en tiempo real.
• Trazabilidad de la información: Se tiene información del año 2018 para hacer más efectiva la administración de conflictos.
• Sin fronteras de colaboración: Tuvo acceso y disponibilidad a miembros de la junta directiva que se encuentran en Canadá y Suiza.
• Seguimiento detallado de los conflictos reportados: Se cuenta con toda la información para ver la trazabilidad del conflicto reportado, administrado desde una sola base.